El reto
El instituto sanitario gestionaba sus presupuestos a pacientes a través de un sistema heredado de hace más de una década. Estaba alojado localmente en uno de los centros, no era accesible desde el resto de sedes, no tenía control de accesos por rol y la trazabilidad de cambios era prácticamente inexistente.
Cada centro había desarrollado sus propias “soluciones paralelas” en Excel y email para suplir las carencias del sistema. La consecuencia: datos duplicados, decisiones sin información unificada y un riesgo de seguridad creciente en un entorno con datos especialmente sensibles.
La solución
Diseñamos y construimos una aplicación web a medida que sustituye al sistema heredado:
- Multicentro: acceso unificado desde cualquier sede con permisos según el centro del usuario y su rol.
- Gestión de presupuestos con plantillas por tipo de tratamiento, cálculo automático de impuestos y descuentos, versionado de cada presupuesto.
- Seguimiento del ciclo del presupuesto: borrador, enviado, aceptado, facturado, rechazado, con notificaciones automáticas en los cambios de estado.
- Trazabilidad completa: cada modificación queda registrada con usuario, fecha y detalle del cambio. Requisito normativo y operativo.
- Roles y permisos granulares: comercial, dirección de centro, dirección general, facturación. Cada uno ve lo que debe ver.
- Seguridad por diseño: autenticación con 2FA opcional, cifrado en reposo y en tránsito, copias de seguridad diarias automatizadas con prueba periódica de restauración.
- Exportaciones e informes que antes se hacían manualmente cada mes ahora se generan con un clic.
El resultado
- Plataforma única para toda la red de centros, con datos coherentes y actualizados en tiempo real.
- Eliminación de los Excels y emails paralelos: cada cambio queda en el sistema.
- Auditoría de RGPD pasada sin observaciones gracias a la trazabilidad y al control de accesos.
- Tiempo dedicado a tareas administrativas significativamente reducido en cada centro.
- Plataforma preparada para crecer: añadir un nuevo centro o un nuevo rol es configuración, no desarrollo.
Por qué importa
Las organizaciones con varias sedes acaban viviendo en una doble realidad: el software oficial y las soluciones paralelas que el equipo monta por su cuenta para sobrevivir. Esa doble realidad es fuente de errores, riesgos y costes ocultos. La forma de arreglarlo no es prohibir las soluciones paralelas: es construir el sistema que las hace innecesarias.